Rekisteriseloste

Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen 2016/679 (”GDPR”) mukainen henkilörekisteriseloste.

Rekisterinpitäjä

Rekisteriä pitää Prometheus-seremoniat Oy (aputoiminimi Pro-Seremoniat), Y-tunnus 1541504-9.

Rekisterinpitäjää edustaa Anneli Aurejärvi-Karjalainen, anneli@pro-seremoniat.fi.

Rekisterin sisältö ja käyttötarkoitus

Yritys ylläpitää sekä asiakasrekisteriä asiakkaistaan että esiintyjärekisteriä yritykseen työsuhteessa olevista tai siihen tarjoutuneista esiintyjistä (juhlapuhujia ja muusikoita).

Tietoja ylläpidetään yrityksen ja asiakkaiden yhteydenpitoa varten, yrityksen toimintaa varten sekä yrityksen toiminnan seuraamiseksi ja kehittämiseksi tärkeiden tilastojen tekoa varten. Osa tiedoista on tallennettava myös lain vaatimuksesta.

Asiakkaista tallennetaan yhteydenpitoa ja laskutusta varten nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja tarvittaessa muita samankaltaisia yhteystietoja. Yrityksen toimintaa varten tallennetaan lisäksi asiakkaan ilmoittamia, juhlatilaisuuden (puheen/seremonian laatimisen, todistusten tekemisen ja/tai musiikin esittämisen) kannalta olennaisia tietoja. Valmiit puhe- ja todistustekstit säilytetään saman asiakkaan mahdollisia seuraavia tilauksia varten. Puhujakoulutuksiin ja muihin mahdollisiin esittelytarpeisiin käytämme mallipuheina ja -todistuksina vain tekstejä, joista on kaikki henkilöiden tunnistamisen mahdollistavat tiedot muutettu/poistettu. Puhujan asiakkaalta toimeksiannon hoitoa varten saamat luottamukselliset tiedot pysyvät vain hänen ja asiakkaan välisinä. Emme kysy asiakkailtamme henkilötunnuksia tai pankkiyhteystietoja, emmekä siten liioin tallenna niitä rekisteriinkään.

Esiintyjistä tallennetaan nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite, maantieteellinen toiminta-alue, osaamisalueet (kielitaito, instrumentit tms), suoritetut toimeksiannot sekä niistä saatuja asiakaspalautteita. Esiintyjien henkilötunnuksista ja pankkiyhteystiedoista huolehtii asianmukaisesti siihen valtuuttamamme tilitoimisto.

Tietojen käyttäjä

Rekisterin kaikkiin tietoihin on pääsy vain yrityksen toimitusjohtajalla sekä toimiston yhdellä muulla vakinaisella työntekijällä. Valmiiseen, jo pidettyyn puhe-/seremoniatekstiin pääsee myös henkilö, jonka tehtävä on editoida teksti siistiin, kirjalliseen muotoon ennen sen postittamista asiakkaalle muistoksi. Yksittäisen asiakkaan tietoja saa lisäksi vain häntä palveleva puhuja ja/tai muusikko ja vain tehtävän hoitoon tarvittavassa määrin.

Tietojen luovutus

Asiakasrekisterin tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille sen paremmin Euroopan unionin sisä- kuin ulkopuolellakaan (toisin sanoen meiltä ei heru dataa suoramainontaa harjoittaville yrityksille, tulevan nimenantojuhlan päivänsankarin nimeä mahdollisesti uteleville isovanhemmille eikä – ilman asiakkaalta ensin saatua lupaa – myöskään haastateltavia kaipaaville toimittajille). Itsekään emme mainoksia lähettele, vaan asiakassuhde Pro-Seremonioihin on täysin roskapostista vapaa.

Esiintyjärekisteristä muusikoiden yhteys-, toiminta-alue- ja instrumenttitietoluettelo on kaikkien puhujiemme käytettävissä. Asiakkaalle esiintyjärekisteristä luovutetaan tietoja vain hänen tilaisuuteensa jo lupautuneista esiintyjistä. Sen lisäksi yksittäisten muusikoiden tietoja voidaan tarvittaessa antaa myös Pro-Seremoniain toimialaan kuulumattomiin tilaisuuksiin (kuten yritystilaisuuksiin) esiintyjää etsiville tahoille.

Tietojen poisto

Rekisteristä poistetaan asiakkaan ja esiintyjän tiedot asianomaisen itsensä niin kirjallisesti pyytäessä. Pyyntö tulee toimittaa allekirjoitettuna osoitteeseen Pro-Seremoniat, Suvanne 7 D, 00750 Helsinki.

Rekisterin suojaus

Asiakasrekisterin ja esiintyjärekisterin pääkopio pidetään lukitussa tilassa olevassa tietokoneessa, joka on suojattu normaalein virustorjuntaohjelmin ja palomuurein. Asiakasrekisteriä ja esiintyjärekisteriä ei siirretä julkisessa tietoverkossa salaamattomana.